TAPA 2 (sähköinen tietojensiirto tavarantoimittajalta)
HUOMIO! Vaatii sopimuksen tekemisen tavarantoimittajan kanssa
Seuraa kirjallisia ohjeita tai katso ohjevideo:
.
1. Varmista luomutavarantoimittajiltasi, että he ovat tietoisia KÄTSYstä ja tietojensiirto on mahdollista.
2. Aloita tekemällä tiedonsiirtosopimus tavarantoimittajiesi kanssa. Löydät pohjan sopimukselle tästä. Tulosta, täytä ja allekirjoita sopimus. Skannaa se ja toimita tavarantoimittajalle esim. sähköpostilla.
3. Odota, että tavarantoimittajalta tulee allekirjoitettu sopimus ja lupa sähköiselle tietojensiirrolle.
4. Käy täyttämässä Portaat luomuun -lomakkeelta kohdasta Organisaation tiedot/ Yhteydet -alasivulta tavarantoimittajakohtainen asiakasnumero sekä hyväksyntä tietojen siirrolle.
5. Aloita tiedonsiirto klikkaamalla Luomusuunnitelma sivulta Luomutuotteet -kohdasta löytyvää TUO TUOTETIETOJA -painiketta. Tämän jälkeen KÄTSY tuo sähköisesti tavarantoimittajalta ostettujen elintarvikkeiden tiedot luomusuunnitelmalomakkeelle.
6. Sähköisesti siirtyvät raportit listautuvat Tuodut siirtotiedot -otsikon alle automaattisesti.
7. Tämän jälkeen klikkaa haluamaasi raporttia. Oikealle puolelle tulee näkyville raportissa olevien kaikkien elintarvikkeiden ja luomutuotteiden kilomäärät sekä luomun osuus.
8. Jos tiedot ovat mielestäsi oikein, paina sivun alalaidassa olevaa vihreää Tuo tiedot lomakkeelle -painiketta.
9. Jos haluat, että raportilla oleva kaikkien raaka-aineiden kokonaispaino lisätään myös lomakkeelle, ruksaa vihreän painikkeen vieressä oleva Lisää myös kokonaispaino -kohta. HUOMIO! Tämän jälkeen ostoraportilla oleva raaka-aineiden kokonaispaino lisätään lomakkeella jo olevaan raaka-aineiden kokonaismäärään. TARKISTA, että kokonaismäärä on oikein lomakkeella. Tästä kokonaispainosta lasketaan jo lomakkeella olevien ja KÄTSYn avulla tuotujen luomutuotteiden prosenttiosuus.
10. VALMISTA! Nyt olet siirtänyt tavarantoimittajalta sähköisesti saamasi ostotiedot luomusuunnitelmaanne.
11. Jos haluat tuoda useampien toimittajien raportteja suunnitelmaan sähköisesti, toista vaiheet kohdasta 4. alkaen.
12. Siirretyt ostotiedot tulevat näkyville Luomutuotteet-alasivulle Tuoteryhmät-kohdan viimeiseen Siirretyt tuotetiedot -kohtaan.
13. Voit tarkastella tuomiasi tietoja Tuotteet-kohdasta, jossa näkyy tavarantoimittaja-listaus, jos olet tuonut useampia eri raportteja.
14. Voit tarvittaessa manuaalisesti lisätä käytössänne olevia luomutuotteita luomusuunnitelmaan, jos et saa tavarantoimittajalta excel-muotoista ostoraporttia. Jos lisäät lomakkeelle tietoja käsin, huolehdithan, että lomakkeelle oleva kaikkien raaka-aineiden käyttömäärä täsmää. Lisää siis myös käsinsyötettyjen luomutuotteiden kilot raaka-aineiden kokonaiskäyttömäärään.
Tee tavarantoimittajan kanssa tietojensiirtosopimus: